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郑州市南通商会会议管理制度
来源:本站  发布日期:2020/5/21  点击次数:277


为规范商会的会议管理,提高会议的质量和效率,保证会议的有效性,特制定本制度。本制度适用于商会各类会议的管理。

一、会议通知

1、会员大会提前10个工作日通知参会人员,其它会议会前3个工作日通知参会人员。临时性会议根据情况通知参会人员。

2、通知内容会议包括会议召开时间、地点,参会范围,会议主要议题,参会人员需准备的资料,参会应注意事项及其它需要说明的问题。

二、、会议前准备:

1、秘书处应提前做好会议准备工作,如落实会场、布置会场、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。

2、会议需要印发资料的,应根据参会人数提前印制。

3、大型会议签到处布置,安排负责签到人员。

三、会议主持:

1、会议开始后,主持人应将会议的议题、议程、须解决问题、应注意的事项等,作必要的说明。

2、会议中,主持人应根据会议进行情况,对议程进行适时、必要的时间控制,并有权限定发言时间,确保会议效率。

3、讨论决策性议题的会议,主持人应引导会议做出结论。对须集体决议的事项应加以归纳和复述,适时提交参会人表明意见。

4、主持人应将会议决议事项实施的程序、实施人、达成标准、完成时间及会后跟进安排向参会人明确,并落实具体的会议跟踪负责人。

四、会议纪律

1、秘书处负责会议纪律的维护,准备签到表,组织参会人员签到。

2、参会人员提前5分钟到达会场进行签到。会议开始时,组织人收回签到表。会后,组织人在签到表上标注迟到(注明到会时间)、未到人员。

3、参会人员如不能按时出席,需提前1个小时向会议组织部门请假,会员代表大会、常务理事会需向会长请假。未请假视同缺席或迟到处理。

4、无故缺席会议,罚款200元;迟到罚款100元。

5、两次以上请假,但未参加会议罚款100元。

6、会议上的发言应紧扣议题,言简意赅,遵循会议主持人对议程控制的要求。对于工作部署性质的会议,会上不进行讨论性发言。

7、开会期间应将手机调至静音,如确需接听,请离开会场接听。

注:(此款由专用箱封存,年末打开用于商会爱心事业活动)

五、会议记录

1、秘书处负责会议记录,必要时进行录音。会议记录应以原始纪录风格,会议主持人每次应记录上签字。

2、做好原始记录的日常保管、归档工作。会议记录为机要档案,保管人不得擅自外泄。

 六、会议纪要

秘书处应根据会议重要程度整理会议纪要。如会员大会、理事会、形成决议的会长办公会会议等。

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