为加强商会印章的管理使用和规范行文、收文行为，服务商会各项工作的有序开展，特制定本制度。

一、秘书长是管理印章、文件、资料的负责人，秘书处是印章、文件管理的责任部门，各部门依照本管理制度履行职责。

二、本会行文统一使用“郑通商”文号，加盖郑州市南通商会印章。行文谁起草谁校对，秘书处负责文件审核、编号、承印、登记等工作。
          三、发文需执行会长、主管常务副会长会签，秘书长审签，报会长批示签发。行文需使用《郑州市南通商会行文稿纸》。
          四、各级单位的来文来函或网上下载的各类文件，由秘书处负责接收、登记、呈批和归档。根据来文来函的保密等级填写《郑州市南通商会文件传阅处理表》，报秘书长阅批、传阅。

五、每年行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册，标识后归档保存。
         六、印章应妥善管理，严格按权限审批、留档和使用登记的管理制度。商会行政印章秘书处负责保管和使用记录。商会行政印章使用须经会长或执行会长签批，秘书长同意方可使用。

七、财务专用章由财务负责人保管，按财务管理规定使用印章。
         八、印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章，不得带离商会办公场所。
         九、郑州市南通商会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等，由专人保管，经商会签字批准后开具，并留底备查。

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